کمیته های مدیریت سازمانی

کمیته های مدیریت سازمانی بنابرقرار شماره و تاریخ هیات مدیره موازین فعالیت کمیته مدیریت سازمانی بشرح ذیل تنظیم شده است: 1-اهداف اهداف کمیته مدیریت سازمانی ایجاد شده در داخل ساختار هیات مدیره شرکت سهامی خاص بازرگانی صنعتی تعهدات و عمرانی امای با مسئولیت نامحدود؛ جهت انطباق شرکت با اصول مدیریت سازمانی؛ به هیات مدیره، جهت انجام فعالیتها در رابطه با موضوعات تثبیت داوطلبان مساعد برای کار در شرکت، ارزیابی آموزش و تشویق آنها، ایجاد کردن سیستم شفاف و تعیین سیاست و استراتژیهای دراین موارد، پشتیبانی و مساعدت به هیات مدیره در رابطه با موضوعات آگاه سازی افکار عمومی، عملی ساختن اجراعات مدیریت جهت ارتقاء بازدهی شرکت، بازبینی و ارزیابی سیستم و روندهای ایجاد شده و یا مورد ایجاد، ارائه پیشنهاد به هیات مدیره میباشد. 3- صلاحیت و محتوی کمیته مدیریت سازمانی انتخاب و احراز صلاحیت شده از سوی هیات مدیره، جهت دعوت کارکنان شرکت و نماینده مشارکین و شرکتهای مرتبط با شرکت، بازرسان داخلی و خارجی (ناظرین) و اشخاص متخصص در اینرابطه به جلسات دعوت و کسب اطلاعات و در صورت نیاز دریافت مشاوره حقوقی و حرفه ای از بیرون احراز صلاحیت شده است. کمیته در چهارچوبه مسئولیت و صلاحیت خود اقدام میکند و به هیات مدیره توصیه میدهد؛ ولیکن مسئولیت صدورقرار نهایی متعلق به هیات مدیره میباشد. 4- ساختار کمیته کمیته مطابق با اساسنامه شرکت تشکیل گردیده میشود. رئیس کمیته از مابین اعضاء مستقل هیات مدیره انتخاب گردیده میشود. کمیته، از طرف هیات مدیره واز مابین اعضاء خود و در صورت نیاز از مابین افرادی که عضو هیات مدیره نیستند و حداقل 2 نفر از اشخاص سوم متخصص در موضوعات خود تشکیل مییابد. اعضاء کمیته در محتوای امکانات، از اشخاص غیر موظف در اجراء انتخاب گردیده میشود. i) در کمیته متخصصین حسابرسی، فاینانس، بازرسی، حقوقی، مدیریت و امثاله میتوانند انجام وظیفه نمایند. ii) در اثناء اجراء فعالیتهای کمیته مدیریت سازمانی، با پرداخت شدن حق الزحمه از طرف شرکت امکان نظرخواهی از متخصصین غیروابسته موجود بوده و امکان جا گرفتن اشخاص متخصص در کمیته وجود دارد. iii) اشخاصیکه قبلاً امر مشاوره را جهت شرکت انجام داده اند حق انتخاب شدن به کمیته مدیریت سازمانی نخواهند داشت. iv) مدیرکل شرکت حق عضویت به کمیته مدیریت سازمانی را ندارد. 5- جلسات و گزارش دهی کمیته اصولاً سالانه 3 بار و در موارد لزوم بدون انتظار به مدت فوق برحسب دعوت رئیس کمیته بوساطت سکرتر، با مشارکت همگی اعضاء در مرگز شرکت تشکیل مجمع میدهد. قرارها بصورت باتفاق آراء اتخاذ میشود. رئیس کمیته مشروط به اطلاع دادن قبلی به اعضاء میتواند تاریخ، ساعت و محل جلسه را تغییر دهد. قرارهای اتخاذی در جلسات مکتوب میگردد، از سوی اعضاء کمیته امضاءشده و محافظت میگردد. کمیته به نکات و موارد تثبیت شده در رابطه با حیطه مسئولیت و وظائف خود و پینهاداتش را بوسیله گزارشی به هیات مدیره ارائه میدارد. سکرتر، جهت تنظیم شدن صورتجلسات کمیته مدیریت سازمانی، آرشیو شدن آنها و مطلع ساختن موثر اعضاء کمیته انجام وظیفه مینماید. 6- وظائف و مسئولیتها a) مطابقت با موازین مدیریت سازمانی کمیته، ایجاد و قبول شدن فواید و اهمیت اصول مدیریت سازمانی را تامین مینماید. در کمیته متخصصین حسابرسی، فاینانس، بازرسی، حقوقی، مدیریت و امثاله میتوانند انجام وظیفه نمایند. ایجاد شدن / نشدن "فرهنگ مدیریت سازمی" موثر در شرکت را ارزیابی میکند. مدیریت سازمانی، بصورت هماهنگ با هماهنگ کننده سیستمهای داخلی همکاری میکند. از ایجاد شدن سیاست اطلاع رسانی شرکت و اجراء آن مسئول میباشد. مدیریت سازمانی هیات مدیره را ارزیابی کرده و به تایید هیات مدیره میرساند. کمیته در رابطه با کارکرد صحیح زیرساخت اجراعات مدیریت جهت ارتقاء بازدهی شرکت، تفهیم و تقبل از سوی کارکنان و پشیبانی شدن از طرف هیات مدیره پیشنهادات خود را به هیات مدیره میدهد. اجراء شدن/ نشدن اصول مدیریت سازمانی و در صورت اجراء نشدن علت آنرا و علت عدم مراعات کامل این اصول و تعارض منافع حاصله از آنرا ارزیابی کرده و تثبیت مینماید. پیشنهادات بهینه سازی خود را به هیات مدیره میدهد. کمیته سایر فعالیتهای قابل ارزیابی در محتوای مدیریت سازمانی درخواست شده از طرف هیات مدیره را ایفاء میکند. b) کنترل مدیریتی کمیته، در رابطه با تثبیت موارد احتمالی ایجاد ریسک مدیریتی و دررابطه با برطرف ساختن موارد ناقص نظرات مدیریت و اشخاص مربوطه را دریافت میکند. کمیته، شکایات واصله به شرکاء در رابطه با مدیریت را بررسی میکند؛ نتیجه گیری از آنها را تامین نموده و اطلاعات کارکنان را دراین زمینه در محتوای اصل محرمیت اسرار به مدیریت انتقال میدهد. c) اعلان به افکار عمومی مواردی در رابطه با اعلان به افکار عمومی را در نظر میگیرد. کمیته، گزارش فعالیت مورد اعلان به افکار عمومی و وب سایت را مرور کرده و صحت/ عدم صحت اطلاعات درج شده در آنها را بازبینی میکند. d) انطباق با بخشنامه های داخلی کمیته، مکتوب بودن بخشنامه های داخلی و واصل شدن آنها به همگی کارکنان را تامین میکند. اصول اخلاقی شرکت را ایجاد میکند. کمیته، انتقال یافتن/ نیافتن بخشنامه های داخلی و نحوه رفتار قابل قبول (اصول اخلاقی) از طرف مدیریت شرکت بوسیله ادوات ارتباطی مناسبی به کارکنان را ارزیابی مینماید. کمیته، فعالیتهای بعمل آمده از طرف مدیریت شرکت در رابطه با موضوعات پیگیری مطابقت با بخشنامه های داخلی را ارزیابی مینماید. کمیته، تعارض منافع احتمالی مابین اعضاء هیات مدیره، مسئولین و سایر کارکنان و در رابطه با ممانعت از سوء استفاده از اطلاعات محرم و اسرار تجاری مطابقت داشتن با بخشنامه های داخلی را در نظر میگیرد. e) مسئولیت گزارش دهی کمیته، در رابطه با موضوعات تحت حیطه صلاحیت و مسئولیت خود مطلع ساختن هیات مدیره را تامین میکند. کمیته همگی فعالیتهای خود را مکتوب کرده و ثبت مینماید. کمیته، فعالیتها و پیشنهادات خود را مکتوب کرده و به هیات مدیره تقدیم میکند. f) سایر مسئولیتها کمیته، تحولات نوشتاری در رابطه با مدیریت سازمانی را پیگیری کرده و تاثیرات آنها را بروی مدیریت شرکت بررسی میکند. کمیته، سایر فعالیتهای درخواست شده از طرف هیات مدیره در محتوای مدیریت سازمانی را بانجام میرساند. کمیته، در صورت لزوم میتواند بررسیهای ویژه را آغاز گرداند و جهت مساعدت دراین بررسیها اشخاص متخصص را بعنوان مشاور خود انتساب نماید. کمیته، پرفرمانس خود را بصورت مداوم بازبینی میکند. 7- اعتبار اساس کارکرد و وظائف کمیته و تغییرات بعمل آمده در اینجا بنابر قرار هیات مدیره بمورد اجراء گزارده میشود. کمیته بازرسی 1-تعریف و اهداف شرکت سهامی خاص بازرگانی صنعتی تعهدات و عمرانی امای با مسئولیت نامحدود بنابر قرار شماره و تاریخ هیات مدیره، جهت تامین انجام صحیح مسئولیتها و وظائف مالی و عملیاتی هیات مدیره در داخل ساختار هیات مدیره، کمیته مسئول بازرسی را ایجاد کرده است. کمیته؛ جهت بررسی سیستم حسابرسی شرکت، بررسی اطلاعات مالی و کارکرد اعلان به افکار عمومی و سیستم کنترل و تامین کارکرد موثر آنها، وابسته به هیات مدیره انجام وظیفه خواهد کرد. 2- صلاحیت، محتوی و مسئولیت کمیته مسئول بازرسی، انجام یافتن هر نوع نظارت، کفایت و شفافیت آنرا در نظر میگیرد. کمیته مسئول بازرسی، مطابقت داشتن تابلوهای مالی و یاداشتها به موازین حسابرسی موجود و بین المللی بررسی کرده و با دریافت نظریه حسابرسی مستقل، بصورت کتبی و دوره ای به هیات مدیره اطلاع میدهد. تغییرات حاصله در موازین و سیتمهای کنترل و سیاست حسابرسی را که در تهیه شدن تابلوهای مالی شرکت تاثیرات مهمی خواهد داشت به هیات مدیره گزارش میدهد. کمیته، اعمال ارزیابی شدن منابع و دارائیها، گارانتی و کفالتها، بجا آورده شدن مسئولیتهای اجتماعی، وجه الضمان دعاوی، سایر وظائف و شرایط توظیف شده به قرار هیات مدیره را بازبینی میکند. کمیته مسئول بازرسی، سیستم محاسبه شرکت، اعلان اطلاعات مالی به افکار عمومی و کارکرد و موثر بودن امر نظارت را بازبینی میکند. مستقل و موثر بودن موسسه بازرسی مستقل و کارکنانش را بررسی کرده و به هیات مدیره گزارش میدهد. انتخاب موسسه بازرسی مستقل، تهیه قرارداد بازرسی و آغاز گرداندن روند بازرسی مستقل و نظارت بر کارکرد موسسه بازرسی مستقل در هر مرحله. کمیته، شکایات واصله به شرکاء در رابطه با حسابرسی شرکت و بازرسی را بررسی میکند؛ نتیجه گیری از آنها را تامین نموده و اطلاعات کارکنان را دراین زمینه در محتوای اصل محرمیت اسرار بررسی میکند. کیمته ها در محتوای صلاحیت و مسئولیتهای خود حرکت کرده و به هیات مدیره توصیه میدهد، ولیکن قرارهای نهایی از سوی هیات مدیره اتخاذ گردیده میشود. 3- ایجاد کمیته کمیته حداقل از 2 نفر تشکیل مییابد. خواه اشخاص خارج از هیات مدیره و خواه اشخاص متخصص میتوانند در کمیته موظف گردانده شوند. 4- جلسات کمیته مسئول بازرسی حداقل یکبار ظرف 3 ماه تشکیل جلسه میدهد و نتیجه جلسه را به هیات مدیره ارائه میدارد. در صورت لزوم موسسه بازرسی مستقل، به جلسات کمیته مسئول بازرسی در رابطه ارزیابی تابلوهای مالی مشارکت میکند و در رابطه با فعالیتهایش اطلاعات میدهد. کمیته مسئول بازرسی در صورت لزوم مجزا از واحدهای مدیریتی میتواند با بازرسان مستقل جلسه گذاشته و درابطه با موضوعات کنترل داخلی، تابلوهای مالی و موضوعات ویزه مجمع را مذاکره مینمایند. زمانبندی جلسات کمیته در حد ممکنه با زمانبندی جلسات هیات مدیره مطابقت خواهد داشت. کیمته در محتوای صلاحیت و مسئولیتهای خود به هیات مدیره اطلاعات میدهد. قرارهای اتخاذی در جلسات کمیته ها مکتوب شده و محافظت میگردد. امورات سکرتر کمیته از سوی سکرتر هیات مدیره انجام گردیده میشود. 5- مطابقت با قوانین و موضوعات شرکت انجام یافتن / نیافتن فعالیتهای خود مطابق با موضوعات و بخشنامه های داخلی را پیگیری میکند. در صورت اقدامی مغایر با موازین، اصول اعمالی را تعیین میکند. 6- اعتبار بدنوسیله اساس کارکرد کمیته مسئول بازرسی، بنابر قرار هیات مدیره بمورد اجراء گزارده میشود. کمیته تثبیت زودرس ریسک 1-اهداف هدف این کمیته که وابسته به هیات مدیره عمل میکند تعیین نمودن ریسکها و فرصتهای استراتژیک، فینانس، عملیاتی و امثاله که موجبات تاثیر در فعالیتهای شرکت خواهد شد، تعریف آنها، مشخص نمودن تاثیر و احتمالات و اولویت بندی شدن آنها، پیگیری و نظارت آنها و هدایت ریسکهایی که شرکت معروض خواهد ماند و فرصتهایی که شرکت از آنها بهره مند خواهد شد به پروفیل ریسک و اشتها شرکت، گزارش دهی و در نظر گرفته شدن آنها در مکانیزم تصمیم گیری و ابراز توصیه و پیشنهاد به هیات مدیره میباشد. 2- صلاحیت و محتوی کمیته تثبیت زودرس ریسک تعریف عناصر ریسک و فرصتها با بینش مدیریت سازمانی ریسک برحسب تاثیرات و احتمالات، که موجبات تاثیر در واصل شدن به اهداف شرکت خواهد شد، ایجاد سیستم کنترل داخلی موثر جهت ارزیابی، پیگیری و نظارت بر آنها. تلفیق سیستمهای مدیریت ریسک و کنترل داخلی به ساختار سازمانی شرکت و پیگیری موثر بودن آنها. سنجش پیگیری عناصر ریسک و فرصتها از طرف سیستمهای مدیریت ریسک و کنترل داخلی شرکت با در نظر داشتن کنترل مناسب، گزارش دهی و استفاده شدن در مکانیزم تصمیم گیری، جهت موضوعات فوق ایجاد شده است. کمیته در محتوی صلاحیت و و مسئولیتهای خود حرکت میکند و به هیات مدیره توصیه میدهد، ولیکن قرارهای نهایی همیشه از سوی هیات مدیره اتخاذ گردیده میشود. 3- ساختار کمیته رئیس کمیته از مابین اعضاء مستقل هیات مدیره انتخاب گردیده میشود. در کمیته اشخاص مجرب در زمینه های حسابرسی، فینانس، نظارت، حقوقی، مدیریت و زمینه های مشابه موظف گردیده میشود. کمیته، از طرف هیات مدیره واز مابین اعضاء خود و در صورت نیاز از مابین افرادی که عضو هیات مدیره نیستند و حداقل 2 نفر از اشخاص سوم متخصص در موضوعات خود تشکیل مییابد. در صورت لزوم اعضاء کمیته از افرادی که عضو هیات مدیره نیستند و از اشخاص سوم متخصص در موضوعات خود انتخاب گردیده میشود. 4- جلسات و گزارشدهی کمیته تثبیت زودرس ریسک سالانه حداقل 3 بار و با مشارکت حداقل 2 عضو تشکیل جلسه میدهد. تصمیمات باتفاق اراء اخذ گردیده میشود. مکتوب شده و از طرف اعضاء کمیته امضاء شده و آرشیو میگردد. کمیته تصمصمات اخاذی را به هیات مدیره ارائه میدارد. سیستمهای مدیریت ریسک را سالانه حداقل یکبار بازبینی میکند. کیمته در محتوای صلاحیت و مسئولیتهای خود به هیات مدیره اطلاعات میدهد. 5- وظائف و مسئولیتها تشخیص زودرس ریسکهایی که موجبات خطر موجودیت شرکت، توسعه و تداوم شرکت میگردد، اجراء گردیدن تدابیر لازمه جهت برطرف ساختن ریسکهای تثبیت شده و انجام فعالیتهای لازمه جهت هدایت ریسک. تشخیص زودرس فرصتهایی که موجبات افزایش بازدهی شرکت و تاثیرات عملیاتهای شرکت میگردد، انجام فعالیتهای لازمه در رابطه با فرصتهای تثبیت شده و گزارش دهی بموقع انها به هیات مدیره. تعیین استراتژیها و اصول مدیریت ریسک در راستاء نظرات هیات مدیره و بر اساس استراتژیهای مدیریت ریسک، انجام یافتن و مراعات شدن آنها. طراحی مدلهای سنجش ریسک که در روند مدیریت ریسک یک وسیله اساسی بوده، انتخاب و اجراء گردیدن آن و مشارکت در مرحله اخذ تاییدیه اولیه، مرور مداوم مدلها، اجراء کردن آنالیز سناریوها و انجام تغییرات لازمه. جهت ایفاء موثر اعمال پیگیری ریسک، در صورت لزوم درخواست اطلاعات، نظر و گزارش از واحدهای مربوطه. بازبینی ریسکهای ذکر شده در تابلوهای مالی و گزارش فعالیت شرکت که متناسب با استانداردهای گزارش دهی مالی مورد قبول از طرف کانون بازار سرمایه تنظیم شده اند. 6- اعتبار بدنوسیله اساس کارکرد کمیته و تغییرات بعمل آمده در اینجا، بنابر قرار هیات مدیره بمورد اجراء گزارده میشود.